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Accueil Consulter les Archives 2009 Juillet 2009 Le saviez-vous ? Un ingénieur qui numérise tous ses dossiers, doit-il quand même conserver les versions sur papier ?

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Bulletin N°54 de Juillet 2009

Le saviez-vous ?

Un ingénieur qui numérise tous ses dossiers, doit-il quand même conserver les versions sur papier ?

Réponse à la question du mois de juin

La réponse est non, mais à certaines conditions.  Le Code civil du Québec (articles 2837 et ss. du C.c.Q.) et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.R.Q., chapitre C-1.1) (ci-après « la Loi concernant le cadre juridique ») imposent des conditions relativement strictes quant au transfert d’informations vers un document technologique et à la conservation de ces documents.

À lire : Dispositions pertinentes et lignes directrices de l'Ordre des ingénieurs du Québec

LA NOTION D’ « INTÉGRITÉ »

Dans la mesure où l’intégrité d’un document est préservé selon les exigences de la Loi concernant le cadre juridique, il est possible pour l’ingénieur de transférer, archiver, transmettre en réseaux ou modifier le support du document  tout en conservant sa pleine valeur juridique (« équivalence fonctionnelle »). 

Le nouveau document transféré sera considéré comme l’équivalent fonctionnel de l’original aux termes de ladite loi, dans la mesure où le processus de transfert est documenté, afin de s’assurer notamment que le document résultant du transfert comporte la même information que l’original (ou document source) et que son intégrité a été respectée.  L’article 6 de la Loi concernant le cadre juridique définit la notion d’ « intégrité » :

« 6. L’intégrité du document est assurée, lorsqu’il est possible de vérifier que l’information n’en est pas altérée et qu’elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue. […] »

Certains articles de la loi précisent également les conditions à remplir pour qu’un document qui, par sa nature, ne doit comporter qu’un original, puisse être établi par un document technologique (articles 12, 13, 14, 15, 16 et 18).   

Pour qu’il soit permis à l’ingénieur de détruire son dossier « papier », ce dernier devra, en plus, s’assurer de respecter les obligations légales que lui imposent son Code de déontologie, notamment les articles 3.07.01 et 3.07.02 du Code de déontologie des ingénieurs  qui encadre l’accessibilité de ses dossiers par ses clients et l’article 2.03 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs traitant de la confidentialité des dossiers et de l’endroit où ils sont conservés.

À lire : Certaines des conditions à respecter pour détruire un dossier papier

CONCLUSION

L’ingénieur désirant numériser ses dossiers dans le but de détruire ses dossiers « papiers » devra donc être très vigilant dans toutes les étapes du processus.  Il devra émettre au sein de son entreprise ou de son cabinet, une politique de numérisation de dossiers et de destruction de documents prévoyant les règles spécifiques à observer ou engager une firme spécialisée dans la numérisation et l’archivage.  Il devra être familier avec la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information et également s’assurer que son personnel obtienne une formation adéquate quant à l’utilisation du support technologique choisi.  Il devra de plus considérer de façon sérieuse tous les éléments techniques du processus (supports physiques d’archivage, fiabilité des logiciels utilisés, qualité du prestataire de services etc…)


MISE EN GARDE : LE PRÉSENT ARTICLE NE DOIT PAS ÊTRE CONSIDÉRÉ COMME UN AVIS JURIDIQUE.  L’ORDRE DES INGÉNIEURS DU QUÉBEC N'A PAS DE POLITIQUE OU GUIDE RELATIF À LA NUMÉRISATION DES DOSSIERS. SI VOUS VOUS ENGAGEZ DANS UN PROCESSUS DE NUMÉRISATION, NOUS VOUS SUGGÉRONS DE PRENDRE CONNAISSANCE DES ANALYSES ET COMMENTAIRES PRÉSENTÉS PAR L’ÉQUIPE DE RECHERCHE EN DROIT DU CYBERESPACE DU CENTRE DE RECHERCHE EN DROIT PUBLIC (CRDP) DE L’UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL.

 

RÉFÉRENCES

1. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (Loi concernant le Cadre juridique des technologies de l'information, L.R.Q. C-1.1 )
2. Lignes directrices concernant les documents d’ingénierie—Mai 2008;
3. Numérisation de dossiers et destruction de documents : quelques règles à observer, Me Chantal Côté, notaire, Entracte, vol. 17 n°10/ 15 décembre 2008;
4. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information : analyses et commentaires du CRDP, CRCP de l’Université de Montréal, http://www.msg.gouv.qc.ca/fr/enligne/loi_ti/index.asp


Pour consulter la version intégrale de cet article, cliquez ici.
 

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